W marcu 2024r. Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) w sprawie o sygn. akt KIO 721/24, zakreśliła szczegółowe zasady postępowania w przypadku, gdy wykonawca ma problem z uzyskaniem referencji lub innych dokumentów od innego zamawiającego celem wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku dostaw lub usług.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu, iż wybrał ofertę wykonawcy, który zamiast przedłożenia właściwych referencji lub dowodów pochodzących od zamawiającego celem wykazania niezbędnego doświadczenia, złożył oświadczenie, że z przyczyn niezależnych od siebie nie jest w stanie uzyskać referencji od innego zamawiającego, na rzecz którego wykonywał określone usługi, na które powołał się w podmiotowych środkach dowodowych.
KIO przyznała rację odwołującemu, iż wykonawca, którego oferta została wybrana złożył wprawdzie dopuszczalne prawem własne oświadczenie zamiast przedłożenia referencji lub innych dowodów w tym zakresie, jednakże nie spełniło ono koniecznych wymagań dla swojej skuteczności. KIO stwierdziła bowiem, że złożenie oświadczenia własnego w miejsce referencji jest wyjątkiem od zasady legitymowania się przez wykonawcę referencjami, bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano, a żeby było możliwe jego złożenie konieczne jest wystąpienie określonych przesłanek.
Zgodnie z wytycznymi KIO warunkiem złożenia oświadczenia własnego jest przede wszystkim istnienie niezależnego od wykonawcy powodu, uniemożliwiającego przedstawienie referencji lub innych dokumentów. Wyjaśnienie tego powodu obciąża natomiast wykonawcę, który powinien należycie uzasadnić brak możliwości pozyskania referencji, w tym w szczególności podać niezależną od niego przyczynę. Z kolei ocena oświadczenia wykonawcy będzie należała do zamawiającego, którego zadaniem będzie rozważenie, czy wystąpiły okoliczności uprawniające do odstąpienia od wymogu złożenia referencji.
Wykonawca musi skrupulatnie wyjaśnić powody, dla których nie jest w stanie przedstawić referencji, gdyż zamawiający winien mieć możliwość zweryfikowania czy te konkretne okoliczności zaszły i czy usprawiedliwiają one odstąpienie od przedstawienia referencji. Jest to konieczne dla zachowania równości oferentów, a zatem zachowania uczciwej konkurencji, proporcjonalności i przejrzystości postępowania. Wykonawca przynajmniej musi wykazać, że dążył do uzyskania referencji, ale z przyczyn od niego niezależnych nie osiągnął w tym zakresie sukcesu.