Czy zamawiający może odpowiadać za braki w ofercie?

Publikacje / 20.03.2023

Krajowa Izba Odwoławcza w marcu 2023 r., w sprawie o sygn. akt KIO 613/23, pochyliła się nad zagadnieniem dotyczącym kwestii odpowiedzialności za braki zawarte w ofercie wykonawcy, a mianowicie udzieliła odpowiedzi na pytanie, kto w takim wypadku ponosi odpowiedzialności – zamawiający czy wykonawca.

Zdaniem Izby, to zamawiający określa w dokumentach zamówienia wymagany zakres i sposób konkretyzacji oświadczenia wykonawcy, który będzie podstawą dla oceny zgodności treści złożonej oferty z merytorycznymi wymaganiami opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający powinien zatem dążyć do zachowania wewnętrznej spójności dokumentów zamówienia, w tym m.in. do tego, aby przygotowany przez niego wzór formularza ofertowego odpowiadał wymaganiom, jakie zamawiający nałożył na wykonawców. W sytuacji, gdy zamawiający wymaga przedstawienia przez wykonawców określonych informacji o charakterze merytorycznym, mających tworzyć treść oferty, to wzór formularza ofertowego (bądź innych odpowiednich dokumentów wypełnianych w tym celu przez wykonawców) powinien korelować z ustalonym w SWZ zakresem niezbędnych do wskazania informacji. Wykonawcy, działając w zaufaniu do instytucji zamawiającej, wypełniają bowiem formularz ofertowy zgodnie z instrukcjami wynikającymi z tego formularza, wskazując te informacje, które w świetle treści tego formularza, powinny się tam znaleźć.

W omawianym stanie faktycznym z dokumentacji przetargowej wynikało, że cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia, przy zastosowaniu należnego VAT, jak również, że prawidłowe ustalenie VAT należy do obowiązku wykonawcy. Natomiast we wzorze formularza ofertowego, stanowiącego załącznik do SWZ, wskazano: „Oferujemy wykonanie zamówienia wymienionego w Specyfikacji Warunków Zamówienia, za cenę ryczałtową brutto: (…) zł słownie: (…)”. Z ustaleń faktycznych Izby wynikało, że nie było sporu co do tego, iż z treści SWZ wynikał wymóg podania przez wykonawców w formularzu ofertowym ceny oferty – kwoty brutto w złotych polskich, natomiast w świetle SWZ cena ta miała być podana cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. Wymóg ten nie znalazł jednak odzwierciedlenia w treści formularza ofertowego, którego wzór opracował zamawiający i który stanowił załącznik do SWZ. Wzór formularza ofertowego nie zawierał dedykowanego miejsca, aby wskazać podatek VAT – jego stawkę i wysokość (cyfrowo i słownie), a jedynie pole do wskazania ceny brutto. Tym samym formularz przygotowany przez zamawiającego nie był w pełni spójny z wymaganiami, jakie zamawiający nałożył na wykonawców w SWZ.

Izba uznała, że w świetle stwierdzonych rozbieżności pomiędzy wymaganiami ustalonymi w SWZ, a zakresem oświadczeń, jakie należało złożyć w opracowanym przez zamawiającego wzorze formularza ofertowego, wywodzenie z niespójności dokumentów zamówienia negatywnych konsekwencji względem wykonawców jest niezasadne, gdyż to zamawiający określa w dokumentach zamówienia wymagany zakres i sposób konkretyzacji oświadczenia wykonawcy, który stanowi podstawę dla oceny zgodności treści złożonej oferty z merytorycznymi wymaganiami opisu przedmiotu zamówienia.