Forma pisemna, forma elektroniczna oraz forma dokumentowa w umowach – czym się różnią?

Publikacja / 22.01.2025

Wybór odpowiedniej formy czynności prawnej to kluczowa kwestia w wielu sytuacjach prawnych, zarówno w życiu codziennym, jak i w biznesie.

W polskim systemie prawnym występują następujące formy czynności prawnych:

  • forma pisemna,
  • forma elektroniczna, oraz
  • forma dokumentowa.

W praktyce formy te są nierzadko błędnie utożsamiane i zrównywane w skutkach, co może pociągać za sobą negatywne skutki. Rzecz bowiem w tym, że brak zastosowania odpowiedniej formy może skutkować tym, że czynność prawna, np. umowa, pozostawać będzie nieważna.

W niniejszym wpisie wyjaśniamy zasadnicze różnice pomiędzy wyżej wymienionymi formami czynności prawnych.

Forma pisemna

Forma pisemna to z całą pewnością najstarszy i najbardziej rozpowszechniony sposób zawierania umów. Została ona zdefiniowana w art. 78 KC, z którego to przepisu wynika, że forma ta polega złożeniu własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Choć w obowiązujących przepisach nie ma legalnej definicji podpisu, to uznaje się, że jest to znak graficzny utrwalony własnoręcznie, który pozwala na identyfikację osoby składającej go pod oświadczeniem woli. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym wskazywać na tę osobę.

Do zawarcia umowy w formie pisemnej wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub wymiana dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W praktyce, jeśli kontrahenci nie mogą się spotkać w jednym miejscu, zawarcie umowy w formie pisemnej może polegać na przesłaniu przez jedną ze stron dwóch egzemplarzy podpisanej przez nią umowy do kontrahenta, który następnie po ich otrzymaniu, również składa na nich własnoręczne podpisy oraz odsyła jeden egzemplarz z powrotem. Taki sposób zawierania umowy nazywany jest obiegowym.

Forma elektroniczna

Aktualnie coraz bardziej popularnym staje się zawieranie umów w formie elektronicznej.

Dla zachowania tej formy konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Często z zachowaniem formy elektronicznej mylnie utożsamiane jest złożenie oświadczenie woli poprzez wiadomość przesłaną za pośrednictwem poczty elektronicznej. Należy więc podkreślić, że jedynie użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozwala na nadanie dokumentowi formy elektronicznej, co wynika z art. 781 KC.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, co wynika z art. 781 § 2 KC.

Jeżeli więc z ustawy, albo z czynności prawnej wynika, że dla swej ważności czynność prawna wymaga zachowania formy pisemnej, to wystarczającym będzie złożenie oświadczeń woli w formie elektronicznej, tj.  poprzez wymianę dokumentów elektronicznych opatrzonych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Dopuszczalne będzie również złożenie przez jedną ze stron oświadczenia w formie pisemnej, zaś przez drugą w formie elektronicznej.

Forma dokumentowa

Jak zostało już zasygnalizowane, z wyżej omówionymi formami czynności prawnych często błędne utożsamiana jest forma dokumentowa.

Zgodnie natomiast z art. 772 KC, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Z kolei, według art. 773 KC dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Oznacza to, że złożenie oświadczenia woli w formie dokumentowej może nastąpić poprzez przesłanie wiadomości e-mail, skanu dokumentu, zdjęcia czy nawet nagrania audio lub video, o ile sposób ten umożliwia ustalenie osoby składającej swoje oświadczenie woli.

Forma dokumentowa nie jest więc równoważna w skutkach z formą pisemną, ani z formą elektroniczną, które wymagają odpowiednio złożenia własnoręcznego podpisu, albo złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Skutki niezachowania wymaganej formy czynności prawnej

Jeżeli dla danej czynności prawnej ustawa zastrzega formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną pod rygorem nieważności, to brak zachowania tej formy przy zawieraniu umowy, będzie skutkował jej nieważnością. Analogicznie, gdy strony zastrzegą jedną z tych form dla ważności czynności prawnej.

Należy również pamiętać, że uzupełnienie czy zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

W przypadkach, gdy ustawa bądź strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, to poczytuje się, że forma ta była zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

Znajomość różnic pomiędzy formą pisemną, elektroniczną oraz dokumentową, jest więc niezwykle istotna w obrocie gospodarczym. Zawierając umowę czy też wprowadzając do niej zmiany, warto skorzystać z pomocy prawnej, aby wyeliminować ewentualne ryzyka i negatywne konsekwencje, które mogą wiązać się z niedochowaniem odpowiedniej formy.