Jak prawidłowo nałożyć na pracownika karę porządkową?

Publikacja / 27.01.2025

Zgodnie z art.  109 § 1 KP kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w art. 109 § 1 KP nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Po upływie wyżej wskazanych terminów, a głównie po upływie 3 miesięcznego terminu, pracodawca nie może już ukarać pracownika. Dlatego też, gdy do pracodawcy dotrze wiadomość o naruszeniu przez pracownika obowiązku pracowniczego po upływie 3 miesięcy, od kiedy zdarzenie to nastąpiło, to pracodawca nie będzie mógł zastosować kary porządkowej.

W celu właściwego obliczenia terminów związanych z nakładaniem kar porządkowych należy zastosować przepisy art. 112 -115 KC. Zgodnie z art. 112 KC termin oznaczony w tygodniach lub miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą odpowiada  początkowemu dniowi  terminu.

Zastosowanie kary porządkowej może nastąpić tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika, co wynika z art. 109 § 2 KP.

W tym celu powinna zostać przeprowadzona z pracownikiem rozmowa, podczas której pracownik będzie miał możliwość złożenia wyjaśnień, jak doszło naruszenia przepisów, czy też bardziej ogólnie do tej sytuacji, za którą pracodawca zamierza nałożyć na pracownika karę porządkową. Pracownik może odmówić ustnego złożenia wyjaśnień i wybrać możliwość złożenia wyjaśnień na piśmie. Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że pracodawca nie może zastosować kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemna formę ich wyrażenia.

Wysłuchania pracownika może dokonać pracodawca lub inna osoba przez niego upoważniona. Nie stanowi to naruszenia art. 109 § 2 KP, a co najwyżej można takie zachowanie poddawać ocenie z punktu widzenia racjonalnej organizacji pracy.

Dopiero po zakończeniu procedury związanej z wysłuchaniem pracownika, pracodawca może przejść do etapu związanego z nakładaniem kary porządkowej i wręczyć pracownikowi pismo o nałożeniu kary porządkowej. Pracownik może wprawdzie odmówić przyjęcia tego pisma, ale taka odmowa nie przekreśla faktu, że pracownik został zawiadomiony o zastosowaniu kary porządkowej. Bezpieczniej jest, gdy podczas takiej czynności są obecne inne osoby, które w razie sporu potwierdzą ten fakt przed Sądem.

W pisemnym zawiadomieniu pracownika o ukaraniu karą porządkową pracodawca powinien szczegółowo wskazać na czym polegało naruszenie obowiązków pracowniczych, kiedy i jakie obowiązki pracownik naruszył. Pismo musi też zawierać pouczenie o prawie do zgłoszenia przez pracownika sprzeciwu.

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do akt osobowych pracownika, bez konieczności pisania o tym w treści tego zawiadomienia.