Kwestia prawidłowych postanowień umownych dotyczących naliczania kary umownej może okazać się kluczowa w procesie jej dochodzenia na drodze postępowania sądowego.
Aby postanowienie umowne regulujące karę umowną było ważne i mogło wywrzeć skutki prawne, musi zawierać istotne postanowienia, które wynikają z treści art. 483 § 1 KC.
Do elementów przedmiotowo istotnych zastrzeżenia kary umownej należy zaliczyć:
- zobowiązanie, a przynajmniej pojedynczy obowiązek, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie rodzi obowiązek zapłaty kary umownej, a więc niezbędne jest wskazanie tytułu jej naliczenia;
- wskazanie kwoty, jaką w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy jest zobowiązany zapłacić dłużnik.
W zakresie spełnienia tego drugiego z wymogów wypowiedział się Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 17 maja 2023 r., w sprawie sygn. akt II CSKP 216/22, stwierdzając, że „kara umowna powinna być możliwa do wyliczenia już w momencie zawarcia umowy, a jej wysokość nie powinna być przedmiotem dowodzenia”.
Wprawdzie w umowie nie musi być podana wprost kwoty kary umownej, chociaż taka konstrukcja jest jak najbardziej pożądana, dopuszczalne jest bowiem posłużenie się innym miernikiem wysokości kary, np. ułamkiem wartości rzeczy, albo ułamkiem innej sumy (np. wynagrodzenia), jeżeli ustalenie kwoty byłoby tylko czynnością arytmetyczną. Natomiast przyjęcie konstrukcji prawnej zakładającej ustalanie w przyszłości podstawy naliczania kary umownej nie jest zgodne z przywołanym powyżej przepisem KC.
Innymi słowy, jeżeli strony nie wskazały wprost wysokości kary umownej, to w umowie musi zostać określona w jednoznaczny sposób podstawa do finalnego określenia tej wysokości, możliwa do obliczenia w momencie zawarcia umowy. Istotne jest, aby zarówno strony umowy, jak i następnie sąd rozpoznający sprawę byli w stanie obliczyć wysokość kary umownej. Oznacza to, że kara umowna powinna być możliwa do wyliczenia już w momencie zawarcia umowy, a jej wysokość nie powinna wymagać dowodzenia.