Nowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Publikacje / 19.02.2019

W dniu 1 stycznia 2019 r. utraciło moc Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Akt ten został zastąpiony przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zasadniczą zmianą jaką wprowadza nowe rozporządzenie, jest reorganizacja sposobu prowadzenia akt osobowych. W nowym stanie prawnym akta są podzielone na cztery, a nie jak było dotychczas, na trzy części. Oprócz „części A” dotyczącej etapu ubiegania się o zatrudnienie, „części B” dotyczącej etapu nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia oraz „części C” dotyczącej etapu ustania stosunku pracy ustawodawca przewidział również „część D” obejmującą dokumenty dotyczące nałożonych kar. W ramach każdej części istnieje możliwość wydzielenia części mniejszych, w których można przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie, z tym jednak, że akta niezmiennie muszą być przechowywane w porządku chronologicznym.

Rozporządzenie stanowi również o „dokumentacji pracowniczej” innej niż akta osobowe, zawierającej m. in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu, karty wynagrodzeń oraz dokumentację dotyczącą odzieży i obuwia pracowniczego. Od wejścia w życie nowego rozporządzenia pracodawca ma możliwość wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca, który decyduje się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, może to zrobić w dowolnym momencie – zaraz po wejściu w życie nowelizacji lub nawet po kilku latach. Co istotne, w takiej postaci mogą być również prowadzone akta pracowników, których pracodawca już nie zatrudnia, ale których akta są jeszcze u niego przechowywane. Rozporządzenie rozwiewa również wątpliwości w zakresie obowiązku przechowywania przez pracodawcę oryginałów dokumentów pracowniczych. W przypadku prowadzenia akt osobowych w formie papierowej pracodawca może przechowywać kopie lub odpisy takich dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem. W przypadku dołączenia do dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej dokumentu w postaci papierowej konieczne jest sporządzenie jego skanu, opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz umieszczenie w odpowiednim systemie informatycznym.

Zgodnie z nowymi przepisami, w przypadku ustania stosunku pracy, pracodawca zobowiązany jest do wydania pracownikowi nie tylko świadectwa pracy, ale też informacji o okresie przechowywania jego dokumentacji oraz o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania. Informacja taka może być wydana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.