Problemy z ustaleniem prawidłowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 (3) KP obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, czyli tzw. dokumentacji pracowniczej.

Obowiązkiem pracodawcy jest też przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie natomiast z art. 125a ust. 4 i 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1631 ze zm.) – (dalej: „Ustawa”), płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a.

Z art. 125a ust. 4a Ustawy wynika, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego (tj. pracownika lub zleceniobiorcy) przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
• został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Natomiast płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego (z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.), jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Katalog dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535 z późn. zm.).

Zgodnie z tym przepisem, poza aktami osobowymi, do dokumentacji pracowniczej zalicza się, prowadzoną oddzielnie dla każdego pracownika, następująca dokumentację :

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
  • ewidencja czasu pracy;
  • wnioski pracownika dotyczące:
    • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 KP),
    • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 KP),
    • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP),
    • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP),
    • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140 (1) § 1 KP),
    • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140 (1) § 2 KP),
    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148 (1) KP),
    • ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173 (1) KP);
  • dokumenty związane:
    • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP),
    • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 (3) KP),
    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
  • zgoda:
    • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 KP) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 KP),
    • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 KP);
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 KP);
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237 (6) i art. 237 (7) KP).

Tym samym stwierdzić należy, że co do zasady okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. wynosi 50 lat, a dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Jeżeli natomiast pracownik został zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec skróceniu do 10 lat, w przypadku złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

W kolejnych odsłonach przedstawimy zasady dotyczące przechowywania poszczególnych składników dokumentacji pracowniczej.