Reprezentacja przy zawieraniu umów z członkami zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Publikacja / 07.10.2024

Częstą praktyką korporacyjną są sytuacje, gdy członkowie zarządu zawierają umowę, której drugą stroną jest reprezentowana przez nich spółka.

Takie działanie wydaje się problematyczne, gdyż stają się oni jednocześnie reprezentantami zarówno interesów spółki, jak i własnych, co może prowadzić do wewnętrznych sprzeczności.

W celu wyeliminowania potencjalnych nadużyć i uniemożliwienia dokonywania czynności prawnych, niejako z „samym sobą”, ustanowiony został art. 210 KKSH.

Aby uniknąć problemów związanych z ważnością czynności prawnych dokonywanych pomiędzy członkami zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a samą spółką oraz dalszych konsekwencji związanych z wykonywaniem tych umów, prawnicy kancelarii rekomendują następujące rozwiązania:

  • wprowadzenie do umowy spółki organu nadzorczego – tj. rady nadzorczej, lub
  • powołanie pełnomocnika na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników spółki.

Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą

Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą może odbywać się poprzez działanie całej rady lub jej wyznaczonego (upoważnionego) członka. Jeśli więc na podstawie umowy spółki, regulaminów obowiązujących w spółce lub uchwały zgromadzenia wspólników, w imieniu rady może działać jej wybrany członek, to on podpisuje umowę za spółkę. Jeśli nie, rada nadzorcza musi podjąć stosowną uchwałę i dopiero wtedy może zawrzeć umowę z członkiem zarządu.

Reprezentacja spółki przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników

Nieco bardziej skomplikowana sytuacja występuje w spółce, w której nie funkcjonuje rada nadzorcza. Wówczas konieczne staje się powołanie przez spółkę pełnomocnika do wykonywania określonych czynności prawnych w uchwale wymienionych. W takiej sytuacji, to ten pełnomocnik jako obiektywny reprezentant, podpisuje umowy w imieniu spółki z członkami zarządu.

Zasadnicze wątpliwości budzi, czy dopuszczalne jest powołanie jako pełnomocnika członka zarządu, prokurenta lub pracownika spółki. W literaturze przedmiotu przyjmuje się, że udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu, z którym ma zostać zawarta umowa jest niedopuszczalne, ponieważ prowadzi do obejścia omawianego przepisu. Dopuszcza się jednak sytuacje, w których pełnomocnikiem będzie inny członek zarządu, prokurent lub pracownik spółki.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie, że pełnomocnikiem powinna być osoba trzecia, niezależna w żaden sposób od spółki. Dzięki temu transakcja nie będzie mogła być na żadnym etapie skutecznie kwestionowana.

Reprezentacja w spółce jednoosobowej

Odmiennie wygląda sytuacja, w której jedyny wspólnik spółki jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, bowiem wtedy nie stosuje się regulacji dotyczącej pełnomocnika powoływanego uchwałą wspólników. Umowa taka będzie jednak ważna pod warunkiem, że zachowano formę aktu notarialnego. W takim przypadku o każdorazowym dokonaniu czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

W razie wątpliwości w zakresie reprezentacji spółki należy skonsultować się z prawnikiem, bowiem przy tego rodzaju czynnościach prawnych występuje wiele kwestii spornych i wątpliwych prawnie.