Tworzenie i wdrażanie wewnątrzzakładowych przepisów z zakresu prawa pracy 

Wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy to uregulowania prawne tworzone na poziomie zakładowym, obowiązujące u pracodawców w związku z zatrudnianiem pracowników. Uregulowania te tworzone są w oparciu o obowiązujące przepisy prawa pracy o charakterze powszechnym (ustawy). Mają one na celu regulację w sposób szczególny i odrębny relacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami zatrudnionymi w danym zakładzie pracy.

Zatem, w każdym przypadku gdy mówimy o przepisach prawa pracy, mamy na myśli nie tylko przepisy Kodeksu pracy (KP) oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, ale również wszystkie przepisy wewnątrzzakładowe, tworzone na poziomie danego zakładu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik.

Rodzaje wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy

Do wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy zalicza się z mocy ustawy:

1. układy zbiorowe,
2. porozumienia zbiorowe,
3. regulaminy,
4. statuty.

Oczywiście, ilość oraz rodzaj przyjętych w danym zakładzie wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy zależna jest przede wszystkim od ilości zatrudnionych pracowników, charakteru wykonywanej pracy oraz związanych z tym potrzeb i obowiązków ustawowych pracodawcy.

Można powiedzieć, że obowiązuje podstawowa reguła — im więcej pracowników zatrudnia pracodawca, tym bardziej jest zobowiązany do tworzenia większej ilości przepisów o charakterze wewnątrzzakładowym.

Każde z wymienionych powyżej wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy ma inny charakter, służy innym celom i potrzebom i podlega pewnemu hierarchicznemu podporządkowaniu.

Hierarchia tworzenia i obowiązywania wewnątrzzakładowych przepisów

Zasady tworzenia wewnątrzzakładowych przepisów prawa wynikają z art. 9 KP i dotyczą przede wszystkim tzw. korzystności dla pracownika w zakresie rozwiązań prawnych przyjętych w poszczególnych aktach prawnych, przy czym ocena korzystności powinna dotyczyć poszczególnych postanowień, a nie całych aktów ujmowanych en bloc.

Podstawowe reguły tworzenia przepisów wewnątrzzakładowych są następujące:

1. postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy KP, oraz innych ustaw i aktów wykonawczych;
2. postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Powyższe zasady prowadzą do wniosku, że brak jest podstaw, by unieważnić ex lege postanowienia wewnątrzzakładowych aktów prawa pracy mniej dla pracownika korzystnych niż przepisy powszechnie obowiązujące. Zatem w takiej sytuacji postanowienia wewnątrzzakładowych przepisów mniej dla pracownika korzystne od ustaw obowiązują, lecz nie znajdują zastosowania. Jest to ważna konstatacja, gdyż pozwala na precyzyjne ustalenie, która regulacja ma być w danym momencie stosowana.

Wyjątkiem jest regulacja dotycząca układów zbiorowych pracy. Zgodnie bowiem z art. 241 11 § 1 KP, układ podlega obowiązkowej rejestracji, która jest warunkiem jego wejścia w życie. Jeżeli postanowienia układu są niezgodne z prawem, organ uprawniony do jego rejestracji może za zgodą stron układu wpisać układ do rejestru bez tych postanowień albo wezwać strony układu do dokonania w nim odpowiednich zmian w terminie 14 dni. Jeżeli strony układu nie wyrażą zgody na wpisanie układu do rejestru bez postanowień niezgodnych z prawem lub nie dokonają w terminie odpowiednich zmian, organ uprawniony do rejestracji układu odmawia dokonania tej czynności.

Inaczej natomiast ustawodawca traktuje przypadek naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu, bowiem w art. 9 § 4 KP wprowadza zasadę, że postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Charakterystyka podstawowych źródeł prawa pracy

Układ zbiorowy pracy

Czym jest układ zbiorowy pracy

Układy zbiorowe pracy (zarówno te tworzone na poziomie zakładu pracy jak i te ponadzakładowe) kształtują indywidualne stosunki pracy pracowników, głównie te w sferze wynagrodzenia. Niejednokrotnie układy zawierają też szereg postanowień o charakterze ochronnym i gwarancyjnym dla pracowników oraz rozwiązania korzystniejsze od tych wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.

W doktrynie prawa podkreśla się, że mają one umowny charakter, gdyż są swojego rodzaju umowami „stanowiącymi przejaw swobody rokowań i zawierania układów, gwarantowanej Konstytucją i umowami międzynarodowymi. Są bowiem zawarte z woli partnerów społecznych, którzy decydują też o najważniejszych ich elementach, a zwłaszcza o ich treści i zakresie podmiotowym. Tak więc układ jest tworzony i wiąże strony w sposób podobny do umowy, choć z nadzorem państwa wyrażonym zwłaszcza w przepisach o rejestracji układów.” J. Piątkowski [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 238.

Postanowienia układu zbiorowego pracy powinny zawierać precyzyjne zasady ustalające sposób wynagradzania pracowników objętych tymi postanowieniami. Mają być one ustalone w taki sposób, aby pracownik otrzymał jasną informację, w jakiej wysokości wynagrodzenie za pracę otrzyma, jak zostanie zatrudniony na danym stanowisku pracy, czy też jakie dodatkowe uprawnienia będą mu przysługiwały w związku z pracą.

Strony zawierające układ zbiorowy pracy

Zgodnie z art. 24123 KP- zakładowy układ zbiorowy pracy (zwany dalej też ZUZP), zawiera pracodawca i zakładowa organizacja związkowa. Każda ze stron układu może wystąpić z tzw. inicjatywą zawarcia ZUZP i wówczas druga strona nie może odmówić żądaniu podjęcia rokowań.

Zasadą jest, że podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu ma obowiązek powiadomić o tym każdą organizację związkową reprezentującą pracowników.

Kodeks pracy nie ustala jak długo mają trwać rokowania nad ZUZP, ale wskazuje w art. 24125 § 2 KP, że podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu wyznacza termin, nie krótszy niż 30 dni od dnia zgłoszenia inicjatywy zawarcia układu, na przystąpienie do rokowań w celu zawarcia układu.

Zarówno pracodawca jak i organizacje związkowe zawierające ZUZP muszą być prawidłowo reprezentowane – w sposób zgodny z postanowieniami KRS i statutu danego związku zawodowego i pracodawcy.

Dlatego też należy dokładnie ustalić — przed podpisaniem ZUZP, prawidłową reprezentację pracodawcy i organizacji związkowej/ związkowych.

Podpisanie ZUZP przez osoby nieuprawnione do reprezentowania, bądź w składzie niezgodnym z postanowieniami statutu może sprowadzić na strony ZUZP spore problemy i prowadzić wręcz do podważenia przez osoby trzecie prawidłowości zawarcia ZUZP i jego mocy obowiązującej.

Rejestracja układu zbiorowego pracy

ZUZP podlega rejestracji, czyli wpisowi do rejestru ZUZP prowadzonego przez właściwego miejscowo Okręgowego Inspektora Pracy.

ZUZP, który został zawarty zgodnie z prawem, podlega rejestracji w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku w tej sprawie przez jedną ze stron układu.

Natomiast, jeżeli postanowienia układu są niezgodne z prawem, organ uprawniony do jego rejestracji, może za zgodą stron układu wpisać układ do rejestru bez tych postanowień albo wezwać strony układu do dokonania w układzie odpowiednich zmian w terminie 14 dni.

W przypadku, gdy strony układu nie wyrażą zgody na wpisanie układu do rejestru bez postanowień niezgodnych z prawem lub nie dokonają w terminie odpowiednich zmian w układzie, organ uprawniony do rejestracji układu, odmawia jego rejestracji.

Wówczas stronom układu przysługuje, w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o odmowie rejestracji, odwołanie do właściwego dla siedziby pracodawcy sądu rejonowego — sądu pracy.

Obowiązywanie układu zbiorowego pracy

Zgodnie z art. 24112 § 1 KP — układ wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem jego zarejestrowania. Dopiero po wejściu w życie ZUZP można dokonywać zmian w indywidualnych umowach o pracę poszczególnych pracowników.

Korzystniejsze postanowienia ZUZP, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Natomiast postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Po upływie okresu stosowania dotychczasowego układu wynikające z tego układu warunki umów o pracę lub innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy stosuje się do upływu okresu wypowiedzenia tych warunków.

Porozumienia zbiorowe

Czym jest porozumienie zbiorowe

Porozumienia zbiorowe jest kolejnym źródłem prawa pracy. Jest aktem normatywnym zawieranym pomiędzy pracodawcą/ pracodawcami a związkiem zawodowym/ związkami zawodowymi regulującą kwestie związane z zatrudnieniem, zwolnieniem, z wypłatą świadczeń o charakterze pracowniczym lub socjalnym. Warunkiem zaliczenia porozumienia zbiorowego, określającego prawa i obowiązki stron stosunku pracy do źródeł prawa pracy, jest jego oparcie „na ustawie”, to znaczy, że możliwość zawarcia porozumienia jest przewidziana w ustawie.

Porozumienia zbiorowe zajmują takie samo miejsce w hierarchii aktów prawnych co układy zbiorowe, przy czym nie muszą być zarejestrowane. Istotne jest, że porozumienia zbiorowe nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy KP, innych ustaw czy rozporządzeń. Porozumienia zbiorowe są zawierane w celu ograniczenia odczuwalnych negatywnych konsekwencji dla pracowników spowodowanych działaniem pracodawcy lub jego trudną sytuacją.

Rodzaje porozumień zbiorowych

• porozumienia dotyczące stosowania i zawieszenia stosowania układu zbiorowego pracy,
• porozumienie dotyczące zwolnień grupowych,
• porozumienie dotyczące zakończenia sporu zbiorowego,
• porozumienie dotyczące warunków zatrudnienia w przypadku przejścia zakładu pracy (jego części) na nowego pracodawcę,
• porozumienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Regulaminy jako wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

Regulaminy są aktami wewnątrzzakładowymi, które znajdują się niżej w hierarchii aktów prawnych od układów zbiorowych i porozumień zbiorowych. Regulaminy dotyczą przede wszystkim kwestii związanych z zatrudnieniem, organizacją i warunkami wykonywania pracy, ustaleniem warunków wynagradzania oraz wypłaty świadczeń o charakterze socjalnym. Oprócz regulaminu pracy, który jest najczęściej zawierany przez pracodawców, występują również regulaminy wynagradzania i regulaminy premiowania, czy też regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Etapy tworzenia regulaminów

Podstawa do wprowadzenia u pracodawcy regulaminu powinna wynikać z przepisów prawa pracy. Ustawodawca często wskazuje, w jakich okolicznościach i w jakiej materii pracodawca jest zobowiązany, albo upoważniony do wydania tego rodzaju aktu prawnego.

Propozycję regulaminu przedstawia pracodawca. Jeżeli w zakładzie pracy działa związek zawodowy, albo też związki zawodowe, pracodawca jest zobowiązany wyczerpać tryb uzgodnienia treści danego regulaminu z reprezentacją związkową zgodnie z przepisami ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

Jeżeli w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, wówczas pracodawca może przedstawić przedstawicielowi załogi projekt regulaminu do konsultacji.

Każdy regulamin, po jego podpisaniu przez pracodawcę wchodzi w życie w terminie wskazanym w ustawie, albo też w terminie ustalonym w danym regulaminie, zawsze jednak po jego podaniu do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Podstawowe regulaminy obowiązujących u pracodawcy

Regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania określa szczegółowe informacje dotyczące wynagrodzenia i jego składników, może również określać inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. Regulamin wynagradzania określa m.in. stawki wynagrodzenia przysługujące za pracę na określonym stanowisku (tabela wynagrodzeń), zasady przyznawania premii lub nagród, świadczeń związanych z podróżą służbową, wypłatę dodatków: za staż, pełnienie funkcji, pracę w określonych warunkach.

Pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin wynagradzania jeżeli zatrudnia co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym układem zbiorowym. Z kolei pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Z tym dniem postanowienia regulaminu wchodzą automatycznie w treść umów o pracę zawartych z pracownikami, np. stawki wynagrodzenia ulegają podwyżce, podobnie jak ma to miejsce przy układach zbiorowych pracy. Jeżeli postanowienia regulaminu byłyby mniej korzystne dla danego pracownika niż dotychczasowe, pracodawca obowiązany jest dokonać wypowiedzenia zmieniającego te warunki w trybie przewidzianym w art. 42 KP, z tym że wówczas nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków umowy lub innego aktu nawiązania stosunku pracy.

Regulamin pracy

Regulamin pracyokreśla organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy, oraz pracowników (np. wyposażenie pracowników w narzędzia, odzież roboczą; rozkład czasu pracy; wypłata wynagrodzenia; obowiązki związane z BHP; sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy i sposób usprawiedliwiania nieobecności). Regulamin pracy powinien zostać wprowadzony u pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, chyba że organizacja i porządek w procesie pracy określone zostały w postanowieniach układu zbiorowego pracy. Z kolei pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników, mogą wprowadzić regulamin pracy, jeśli organizacja i porządek w procesie pracy nie zostały określone w postanowieniach obowiązującego u niego układu zbiorowego pracy. Natomiast pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadzają regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie (o ile postanowienia, które powinny być zawarte w regulaminie pracy nie są uregulowane w układzie zbiorowym).

Regulamin pracy ustalany jest przez pracodawcę w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w przypadku działania dwóch lub większej ilości zakładowych organizacji związkowych – zobowiązane są one do przedstawienia wspólnego stanowiska. W tym zakresie do ustaleń ze związkami zawodowymi stosuje się ustawę z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

Inne regulaminy, które mogą obowiązywać u pracodawcy

• Regulamin świadczeń socjalnych,
• Regulamin premiowania w zakładzie pracy- jeżeli te postanowienia nie zostały wprowadzone do regulaminu wynagradzania,
• Regulamin przyznawania i wypłaty nagród — jeżeli te postanowienia nie zostały wprowadzone do regulaminu wynagradzania,
• Regulamin wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zasady nie zostały ustalone w porozumieniu ze związkami zawodowymi,
• Regulamin zgłoszeń wewnętrznych.

Statuty

Statut jako wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy

W hierarchii aktów prawnych statuty mają taką samą moc obowiązującą jak regulaminy. Zarówno postanowienia regulaminów jak i statutów nie mogą być mniej korzystnedla pracownika niż regulacje aktów normatywnych stojących wyżej w hierarchii, KP i innych ustaw oraz rozporządzeń, a także postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Statuty są aktami wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy, które określają m.in. podstawowe prawa i obowiązki zarówno pracowników jak i pracodawcy. Postanowienia statutów nie mają charakteru powszechnie obowiązującego, dotyczą jedynie określonej grupy pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. W praktyce statuty są tworzone najczęściej w odniesieniu do spółdzielni, fundacji, szkół wyższych oraz spółek akcyjnych.

W takim zakresie, w jakim statuty dotyczą sfery pracowniczej, są uważane za wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy.

Materia tworzenia wewnątrzzakładowych aktów prawa pracy jest materią złożoną, bowiem obejmuje swoim zasięgiem bardzo duży zakres stosunków istniejących w relacji pracodawca — pracownik. W niniejszym artykule chcieliśmy przybliżyć podstawowe mechanizmy funkcjonowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy.

Wprowadzenie kompleksowych i optymalnych rozwiązań w zakładzie pracy wymaga natomiast w pierwszej kolejności przeprowadzenia szczegółowego audytu istniejących już aktów prawnych, ich aktualności i skuteczności, a następnie zaproponowania rozwiązań, które mają źródło w rzeczywistych potrzebach pracodawcy, wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów prawa.

W sprawach wymagających szczegółowego omówienia proponujemy konsultacje naszymi specjalistami.