Umowa o pracę a umowa zlecenia – o czym należy pamiętać decydując się na jedną z tych form współpracy

Swoboda zawierania umów w obrocie gospodarczym a obowiązek zawarcia umowy o pracę

W obrocie gospodarczym powszechnie panuje przekonanie, że to strony danego stosunku zobowiązaniowego decydują o formie zatrudnienia, podstawie prawnej, w oparciu o którą kształtować będą wzajemną współpracę i ustalać zasady wykonywania pracy zarobkowej, bowiem pozwala na to cywilistyczna zasada mówiąca o „swobodzie zawierania umów”. Tak pracodawcy, jak i pracownicy bazują często na założeniu, że to do nich należy wybór czy zawrą umowę o pracę czy umowę zlecenia bądź umowę o dzieło.

Powyższe przekonanie byłoby trafne, gdyby nie regulacje zawarte w Kodeksie pracy (dalej: „KP”), z których wyraźnie wynika, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 KP). Określenie przez strony, że łącząca je umowa jest umową o pracę albo umową zlecenia, nie zawsze więc determinuje jej charakter.

Kiedy powstaje obowiązek zawarcia umowy o pracę?

Regulacja zawarta w art. 22 § 1 (1) KP, wprost przesądza o tym, że zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, w warunkach wskazanych w art. 22 § 1 KP, jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę, jaką strony danego stosunku zobowiązaniowego nadały zawartej przez nich umowie.

Dla podkreślenia tej zasady art. 22 § 1 (2) KP wskazuje, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną, przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w art. 22 § 1 KP.

A zatem, jeżeli z całokształtu okoliczności wynikać będzie, że cel i zamiar stron jest inny, niż wynika to z nazwy zawartej umowy, to na podstawie art. 22 § 1 (1) KP, możliwe jest ustalenie, że umowa nazwana przez strony „umową zlecenia” czy „umową o dzieło” jest w rzeczywistości umową o pracę, jeżeli spełnia przesłanki określone w art. 22 § 1 KP.

Naruszenie obowiązku zawarcia umowy o pracę

Za naruszenie ww. zasady, czyli za zawieranie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 KP powinna być zawarta umowa o pracę (UoP), na osobę zawierającą taką umowę (będącą pracodawcą lub działającą w jego imieniu), może zostać nałożona grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika, zgodnie z art. 281 § 1 pkt 1 KP.

Umowa o pracę (UoP)

Zgodnie z definicją zawartą w art. 22 § 1 KP, stosunek pracy jest stosunkiem zobowiązaniowym prawa pracy, zachodzącym między dwiema stronami, z których każda jest wobec drugiej jednocześnie uprawniona i zobowiązana do określonego świadczenia.

W doktrynie przyjmuje się więc, że jest to stosunek prawny o charakterze dwustronnie zobowiązującym, który różni się od innych stosunków zobowiązaniowych (uregulowanych w prawie cywilnym) szczególnym przedmiotem wzajemnych praw i obowiązków. Jest nim praca, do której wykonywania pracownik się zobowiązuje, a pracodawca ma prawo do tego świadczenia (tak: G. Goździewicz, T. Zieliński [w:] Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII, red. L. Florek, Warszawa 2017, art. 22.).

Strony stosunku pracy

Stronami stosunku pracy są pracownik i pracodawca, przy czym:

• pracownikiem może być (zgodnie z definicja zawartą w art. 2 KP) wyłącznie osoba fizyczna,
• pracodawcą (zgodnie z definicja zawartą w art. 3 KP) jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Cechy charakterystyczne stosunku pracy

Cechami stosunku pracy, odróżniającymi go od innych stosunków zobowiązaniowych (stosunków cywilnoprawnych), jest to, że pracownik zobowiązuje się do:

• osobistego wykonywania pracy określonego rodzaju (pracy powtarzalnej),
• wykonywania pracy na koszt i ryzyko pracodawcy (rozumiane jako tzw. ryzyko osobowe, techniczne i ekonomiczne),
• wykonywania pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, pod jego kierownictwem,
• wykonywania pracy za wynagrodzeniem wypłacanym przez pracodawcę, w co najmniej miesięcznych okresach, bez możliwości zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia przez pracownika.

Najważniejszą cechą odróżniającą umowny stosunek pracy od stosunków powstałych na podstawie umów prawa cywilnego, jest swoistego rodzaju podporządkowanie pracownika pracodawcy. Przejawia się ono np. koniecznością wykonywania i stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, oraz do pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Dla stwierdzenia, że występuje podporządkowanie pracownika pracodawcy, w ocenie Sądu Najwyższego wystarczające jest, aby ten pracownik był m.in. podporządkowany regulaminowi pracy, podlegał poleceniom pracodawcy co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, pozostawał w stałej gotowości do pracy, przestrzegał obowiązujących pracowników norm czasu pracy (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2008 r., sygn. akt I PK 182/07).

Rodzaje stosunków pracy

Stosunek pracy może być nawiązany na podstawie:

• umowy o pracę (umowny stosunek pracy),
• powołania (stosunek pracy z powołania),
• wyboru (stosunek pracy z wyboru),
• mianowania (stosunek pracy na podstawie mianowania), lub
• spółdzielczej umowy o pracę (spółdzielczy stosunek pracy).

W niniejszym wpisie, głównie ze względu na jego popularność w obrocie gospodarczym, omówiony zostanie umowny stosunek pracy.

Forma zawarcia umowy o pracę

Każda umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej. Należy jednak pamiętać, że oświadczenie woli dotyczące nawiązania stosunku pracy może być również dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę istnieje zwykle wówczas, gdy zakład pracy dopuszcza pracownika do wykonywania pracy i płaci mu wynagrodzenie (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 31 sierpnia 1977 r., sygn. akt I PRN 112/77).

Ustna umowa o pracę i jej ważność

W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany, a samo niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09).

Niezależnie od tego, że umowa o pracę zawarta w formie ustnej pozostaje ważna, pamiętać należy, że osoba będąca pracodawcą lub działająca w jego imieniu, która nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, przed dopuszczeniem go do pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika i może zostać ukarana karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 KP).

Rodzaje umów cywilnoprawnych

Zatrudnieniem cywilnoprawnym jest stosunek zobowiązaniowy powstały wskutek zawarcia jednej z umów, w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym (dalej: „KC”).

Stronami stosunku cywilnoprawnego są: z jednej strony wykonujący zlecenie/świadczący usługę (zleceniobiorca), a z drugiej strony zlecający jej wykonanie (zleceniodawca).

Umowa cywilnoprawna może być zawarta zarówno w formie pisemnej, jak i w formie ustnej.

W obrocie gospodarczym najczęściej mamy do czynienia z:

• umowami zlecenia,
• umowami o świadczenie usług,
• umowami o dzieło, lub
• umowami agencyjnymi.

Umowa zlecenia (UZ)

Najbardziej popularną umową na rynku zatrudnienia, jest umowa potocznie nazywana umową zlecenia (UZ), która de facto jest umową o świadczenie usług, do której zastosowanie mają regulacje zawarte w art. 734-751 KC.

Zgodnie z art. 750 KC, do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

W myśl art. 734 § 1 KC – przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Umowa o dzieło

Kolejną często spotykaną w obrocie gospodarczym umową jest umowa o dzieło. Zgodnie z art. 627 KC, przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Umowa o dzieło jest typową umową rezultatu.

Umowa agencyjna

Mniej popularną w ostatnich latach umową, jest umowa agencyjna. Zgodnie z art. 758 § 1 KC, przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie.

Podobieństwa i różnice umowy o pracę i umowy zlecenia

Zarówno umowny stosunek pracy, jak i stosunek nawiązany na podstawie umowy zlecenia/umowy o świadczenie usług mogą charakteryzować się podobnymi cechami. Wynika to głównie z tego, że zarówno umowa o pracę (UoP), jak i umowa zlecenia (UZ) są umowami starannego działania. Obie te umowy charakteryzują się pewną powtarzalnością wykonywanej pracy/usług.

Dlatego też, przed podpisaniem jednej z powyższych umów, należy dokładnie ustalić:

• czy praca będzie wykonywana osobiście, czy też możliwe będzie posługiwanie się przez osobę wykonującą daną pracę innymi osobami,
• czy praca będzie wykonywana w warunkach podporządkowania kierownictwu i poleceniom podmiotu powierzającego pracę, czy też podmiot wykonujący pracę będzie dysponował pewną autonomią przy planowaniu i wykonywaniu pracy,
• czy miejsce i czas wykonywana pracy będą precyzyjnie ustalone, czy też podmiot wykonujący pracę będzie dysponował pewną niezależnością przy planowaniu i organizowaniu zasad wykonywania pracy,
• kto będzie ponosił ryzyko związane z realizacją pracy.

Zasady odpłatności za wykonaną pracę

Obydwie umowy (umowa o pracę i umowa zlecenia/umowa o świadczenie usług) są, co do zasady, umowami odpłatnymi, przy czym:

• umowa o pracę zawsze będzie odpłatna (pracownik nie może wręcz zrzec się prawa do wynagrodzenia za wykonaną pracę), zaś
• umowa zlecenia może być, przy zachowaniu pewnych przesłanek, nieodpłatna. Jeżeli jednak umowa zlecenie/umowa o świadczenie usług zostanie zawarta na okres dłuższy niż jeden miesiąc, to do wypłaty wynagrodzenia powinno dochodzić przynajmniej raz na miesiąc.

Podporzadkowanie w zakresie sposobu wykonania pracy oraz miejsca i czasu

Stosunek cywilnoprawny różni się od stosunku powstającego na podstawie umowy o pracę brakiem podporządkowania zleceniobiorcy kierownictwu dającemu zlecenie, jak też tym, że czynności/usługi nie muszą być wykonywane osobiście przez przyjmującego zlecenie. Chociaż, co do zasady, zleceniobiorca/usługobiorca powinien świadczyć pracę osobiście, jednakże w przeciwieństwie do pracownika może on, za zgodą zleceniodawcy, powierzyć wykonywanie swojego zlecenia innej osobie. Wówczas zleceniobiorca/usługobiorca odpowiada za wybór osoby zastępującej go w wykonywaniu usługi/zadań.

Zleceniodawca może, oczywiście wydawać zleceniobiorcy wiążące go polecenia, wskazówki, ale tylko w zakresie, w jakim odnoszą się one sposobu wykonania powierzonego zleceniobiorcy zlecenia/usługi.

Ponadto, zleceniobiorca nie ma obowiązku wykonywać zleconej mu usługi w ściśle wyznaczonym miejscu i czasie, chyba że co innego wynika z istoty świadczonej usługi.

Sądowe ustalenie istnienia stosunku pracy

W orzecznictwie sądowym wskazuje się, że zasadnicze znaczenie w procesie badania czy dany stosunek prawny jest stosunkiem pracy, ma ustalenie, czy praca wykonywana w ramach badanego stosunku prawnego, faktycznie ma cechy wymienione w art. 22 § 1 KP.

Sąd powszechny może ustalić istnienie stosunku pracy nawet wtedy, gdy obydwie strony danego stosunku zobowiązaniowego, działając w dobrej wierze, zawarły umowę cywilnoprawną, lecz jej treść lub sposób realizacji umowy odpowiada cechom typowym dla stosunku pracy (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 2008 r., sygn. akt I PK 311/07; postanowienie Sądu Najwyższego z dni 28 lutego 2023 r., sygn. akt II USK 193/22).

Przyjmuje się jednocześnie, że w sytuacji, gdy umowa wykazuje wspólne cechy dla umowy o pracę i umowy prawa cywilnego z jednakowym ich nasileniem, o jej typie (rodzaju) decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy (tak: postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 2023 r., sygn. akt II USK 197/22).

Jak prawidłowo wybrać rodzaj umowy, czyli kiedy należy zawrzeć umowę o pracę a kiedy można zawrzeć umowę zlecenia?

Różnica pomiędzy tymi umowami – poza wskazanymi powyżej – sprowadza się przede wszystkim do tego, że umowa o pracę (UoP) daje pracownikowi szereg różnego rodzaju gwarancji prawnych chroniących pracownika, np. przed zwolnieniem go z pracy, przed rozwiązaniem stosunku pracy w czasie niezdolności do pracy pracownika spowodowanej chorobą, przed dokonywaniem potrąceń z należnego mu wynagrodzenia za pracę. Daje też pracownikowi prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego i pewnych świadczeń i gwarancji socjalnych.

Tymczasem umowę zlecenia/umowę o świadczenie usług można o wiele łatwiej rozwiązać, a ponadto nie mają do niej zastosowania ograniczenia dotyczące ilości zawieranych umów.

Podkreślić należy, że zgodnie z obowiązująca w prawie zasadą swobody zawierania umów, strony – zawierając umowę – mają możliwość ułożyć stosunek prawny, według swego uznania, jednakże jego treść nie może być sprzeczna z właściwościami tego stosunku, powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, jak też zasadami współżycia społecznego.

Konsekwencje wyboru danego rodzaju umowy i praktyczne wskazówki dla pracodawcy

Obecnie w przypadku stwierdzenia, że została zawarta umowa cywilnoprawna w miejsce umowy o pracę, inspektorzy pracy Państwowej Inspekcji Pracy mogą wystąpić do właściwego sądu z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy w imieniu i na rzecz osoby świadczącej pracę.

Mając jednak na względzie zapowiedzi na temat przyznania inspektorom pracy Państwowej Inspekcji Pracy uprawnień związanych z możliwością administracyjnego przekształcenia stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy, zasadnym wydaje się zachowanie należytej ostrożności przy podejmowaniu w decyzji w sprawie wyboru formy zatrudnienia.

Każdemu pracodawcy rekomendujemy dokonanie wewnętrznego audytu dotychczas zawartych i stosowanych przez przedsiębiorców umów zlecenia/umów o świadczenie usług.

Prawidłowo przeprowadzona weryfikacja tych umów, choć nie zawsze spełniająca oczekiwania danego przedsiębiorcy, pozwoli uniknąć w przyszłości konsekwencji prawnych i finansowych związanych z uznaniem, że dana umowa cywilnoprawna jest de facto umową o pracę.

Dobrze przeprowadzony audyt powinien objąć swym zakresem sprawdzenie tego, jak w praktyce jest realizowana dana umowa, a nie ograniczać się tylko do sprawdzenia jej treści. Najczęściej treść umów cywilnoprawnych jest sporządzana prawidłowo i zawiera wszystkie typowe elementy odróżniające umowę cywilnoprawną od umowy o pracę. Sposób realizacji danej umowy może przesądzać jednak o tym, że może być zakwalifikowana inaczej, niż przyjęły to strony.