Zgodnie z art. 135 PZP wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ w terminach określonych ustawą, co w wielu przypadkach jest nie tylko wskazane, lecz nawet konieczne w celu uniknięcia późniejszych problemów z ustaleniem zakresu robót, rozliczaniem robót, a nawet niejednokrotnie może doprowadzić do zmiany treści SWZ przez zamawiającego.
Warunkiem na uzyskanie odpowiedzi od zamawiającego jest, aby wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania ofert albo na 7 dni przed, jeśli zamawiający uznał, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i przez to skrócił termin składania ofert. W przypadku dochowania tego terminu na zadanie pytań, zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć na pytania niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i zamawiający skrócił termin składania ofert.
Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął później niż w ustawowym terminie, zamawiający nie ma obowiązku udzielić odpowiedzi, ale nadal może jej udzielić. Zamawiający powinien wtedy dokonać oceny zasadności zadanego pytania i tego, czy rzeczywiście jakaś część SWZ może być niejasna. Udzielenie odpowiedzi na takie pytanie lub zmiana treści SWZ może wtedy uchronić zamawiającego przed naruszeniem np. zasady zachowania uczciwej konkurencji. Jeżeli natomiast zamawiający nie udzieli wyjaśnień w powyższych terminach, zobowiązany jest przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert, przy czym należy podkreślić, że takie przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ.
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a w przypadkach, o których mowa w art. 133 ust. 2 i 3 PZP, przekazuje wykonawcom, którym przekazał SWZ, bez ujawniania źródła zapytania.
Choć KIO odróżnia instytucję wniosku o wyjaśnienie SWZ od wniosku o jej modyfikację i zgodnie z orzecznictwem w celu dokonania zmiany SWZ należy wnieść odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia, a nie wniosek o zmianę, czy uzupełnienie SWZ, to jednak w wielu przypadkach umiejętne sformułowanie pytania odnoszącego się do wyjaśnień treści SWZ może spowodować dostrzeżenie braków, czy błędów SWZ i doprowadzić do jej zmiany przez zamawiającego.
Pytania do SWZ niejednokrotnie mogą nie tylko spowodować zmianę nazbyt rygorystycznej treści SWZ uniemożliwiającej udział w postępowaniu, ale także mogą zwrócić uwagę na uchybienia zamawiającego poprzez uzupełnienie warunków udziału w postępowaniu, które mogą wpłynąć na zwiększenie wymagań zamawiającego, a co za tym idzie zmniejszenie liczby potencjalnych oferentów.
Wyjaśnienia treści SWZ mogą także usunąć niejednoznaczności w postanowieniach SWZ, które nie zawsze mogą być interpretowane na korzyść wykonawców wobec uznania oferentów za podmioty profesjonalne, prowadzące działalność gospodarczą w danej dziedzinie. Jeżeli wykonawca zauważa niejasności w treści SWZ powinien zawiadamiać o tym zamawiającego poprzez wniosek o wyjaśnienie SWZ.
Procedura wyjaśniania treści SWZ może przysporzyć sporo problemów, zwłaszcza, że wykonawca ma niewiele czasu na sformułowanie pytań do zamawiającego, wtedy dużym wsparciem może okazać się pomoc kancelarii, która ma bogate doświadczenie z zakresu prawa zamówień publicznych.